مفاهيم کلی : جلسه
قبل از ورود به بحث پيرامون صورت جلسه لازم است بدانيم جلسه چيست؟ به چه منظور تشکيل می شود؟ و تحت چه شرايطی مصداق پيدا می کند؟
(جلسه) در لغت به معنی نشستن است برای رسيدگی و گفت وگو درباره ی امری. در اصطلاح، با حفظ معنی لُغَوی آن می توان گفت: همايش صاحب نظران يا مسئولان، براساس وظايف يا مأموريت های محوله در محل معين و زمانی مشخص به منظور رسيدگی پيرامون حل و فصل يک معضل اداری يا اجتماعی يا هم چنين، جست وجو جهت پيدا نمودن راه حل مناسب برای آن يا اتخاذ تصميم درباره ی نحوه ی اجرای امری خاص. بديهی است تصميمات متخذه در اين گونه جلسات به دليل آثار تبعی آن بايد از طريق تنظيم صورت جلسه مستند سازی شود تا بعدها مورد استفاده قرار گيرد.

 ارکان جلسه
با عنايت به تعريف فوق، جلسه هنگامی مصداق پيدا می کند که ارکان چهار گانه ی آن، يعنی اعضای جلسه، دستور جلسه، زمان جلسه و مکان جلسه تجمّع و تحقّق يافته باشند.
برای توضيح بيش تر ايجاب می نمايد که به شرح هر يک از اين ارکان و هم چنين، شرايط تحقق آن ها، به اختصار بپردازيم.

اعضای جلسه: به شرکت کنندگان در جلسه اعضای جلسه گفته می شود. شرکت و حضور اعضا در جلسه ممکن است جزو وظايف سازمانی آن ها باشد. مانند بعضی از وزراء و مسئولين که به دليل پست مورد تصدی خود، عضويت و يا رياست مجمع عمومی برخی از سازمان های وابسته به وزارت خانه ی تحت سرپرستی خود را برعهده دارند.

دستور جلسه: هدف از تشکيل جلسه قبلاً مشخص می شود و به طور مکتوب تحت عنوان (دستور جلسه) برای شرکت کنندگان ارسال می گردد. وجود دستور جلسه ی مدّون و مکتوب، علاوه بر آن که باعث می شود که مذاکرات از مسير اصلی خود منحرف نشود؛ به شرکت کننده اين امکان را می دهد که قبلاً مدارک و سوابق مورد نياز را تهيه کند و عنداللزوم در زمينه ی موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد. در اين صورت، علاوه بر اين که وقت جلسه بيهوده هدر نمی شود به کارائی آن، به طور قابل ملاحظه ای، افزوده می گردد.

زمان جلسه: زمان و تاريخ تشکيل جلسه و هم چنين ساعت شروع آن به طور دقيق از قبل تعيين می شود و به اطلاع شرکت کنندگان می رسد. (دعوت نامه ارسال يا به طرق مقتضی ديگر ابلاغ می گردد  .(در جلساتی که حالت استمرار دارد، هنگام آغاز و زمان پايان نيز قبلاً توافق می شود و در دعوت نامه قيد می گردد.
مکان جلسه: مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود. محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پيش تعيين می شود و ضمن ارسال دعوت نامه محل آن به استحضار شرکت کنندگان می رسد. لازم است يادآوری شود که برخی از جلسات می بايد در محل خاصی تشکيل شود تا رسميت آن حفظ گردد ) مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف، که بايد در محل آن تشکيل
گردد(

سازمان جلسه
حال که درباره ی ارکان جلسه بحث شد، بد نيست مختصری نيز درباره ی سازمان جلسه صحبت شود تا نسبت به آن شناخت بيش تری حاصل شود.

رئيس جلسه: معمولاً در هر جلسه يک نفر، به عنوان رئيس، چند نفر به عنوان اعضا و يک نفر هم به سمت دبير جلسه شرکت می کنند سازمان مزبور عموميت دارد و در کليه ی جلسات رسمی می تواند صادق باشد. اداره ی امور جلسه با رئيس جلسه است. رئيس ممکن است در همان جلسه به وسيله ی شرکت کنندگان انتخاب گردد. يا اين که به موجب مقررات و قوانين خاص از قبل تعيين گرديده باشد.
هدايت و رهبری جلسه با رئيس است. وظايف ديگر او تعيين وقت صحبت برای اعضای جلسه است. وی موظف است که مراقبت نمايند جلسه از مسير اصلی خود خارج نشود و با صحبت های متفرقه وقت جلسه و اعضا تلف نشود. رئيس جلسه مانند ساير اعضا دارای يک رأی است و به دليل رئيس بودن امتياز ويژه ای به وی تعلق نمی گيرد. در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانين، امتياز ويژه ای برای رئيس جلسه در نظر گرفته شده باشند. مثلاً هنگامی که آرای موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصميم در تصويب شدن يا تصويب نشدن موضوع وجود رأی رئيس در هر يک از طرفين موافق و مخالف خواهد بود.

اعضای جلسه: اعضای جلسه هر يک به نوبه ی خود وظايفی دارند. از آن جمله مطالعه ی کافی و کسب اطلاعات لازم پيرامون دستور جلسه بررسی مسائل و استنتاج منطقی، رعايت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه ی نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گويی و خارج نشدن از موضوع هر يک از اعضای جلسه معمولاً دارای يک رأی اند.

دبير جلسه: ناگفته پيداست که دبيری جلسه کاری است مهم، حساس و مشکل. بنابراين، ايجاب می نمايد که در مورد انتخاب فرد مزبور دقّت بيش تری به عمل آيد.
دبير جلسه ممکن است از بين اعضای جلسه به عنوان دبير در همان جلسه انتخاب شود. البته، اين نوع انتخاب عملاً نتيجه ی مناسبی نداشته است، چون اغلب مشاهده شده دبيری که سمت عضويت داشته نتوانسته در انجام وظايف محوله بی طرفی خود را حفظ نمايد. بنابراين، بهتر است دبير جلسه از بين اعضای جلسه انتخاب نشود و حق رأی هم نداشته باشد.

اقتباس